Records management

Records Management – это система управления нормативными документами организации и одна из дочерних дисциплин Data Governance, которая произрастает из управления нормативно-справочной информацией.

Практика показывает, что в крупных организациях, разрабатывается огромное количество нормативных документов, которых может доходить до 40-50 000 единиц. Это могут быть документы разного уровня: стратегия компании, положения о подразделениях, регламенты, порядки, должностные инструкции сотрудников и многие другие.

Классическое управление данными не включало в себя построение подобных хранилищ, так как содержание нормативных документов ранее не относили к структурированным данным. Но сейчас, все больше крупных организаций начинают рассматривать нормативные документы как особо ценный информационный актив, содержащий в себе описание сути бизнеса, и который является неким ноу-хау организации, данный актив позволяет компании занимать то место на рынке, которое оно занимает сейчас.

При внедрении системы Records Management в организации, первой задачей является изучение существующих нормативных документов – проведение экспертизы. Как правило, мы сталкиваемся с тем, что подавляющее большинство, пишется в эпистолярном жанре, т.е. люди садятся, пишут какие-то слова и пытаются потом из этих слов собрать документ.

Если мы посмотрим на документ как на информационный актив, то мы поймем, что он должен иметь свою структуру, некий контейнер с данными. В каждом документе должны быть обозначены так называемые стейкхолдеры, это лица, или группы лиц, в интересах которых написан данный документ. У каждого стейкхолдера должны быть цели, задачи, требования, ограничения – так называемые информационные объекты. Таким образом, рассматривая документ, именно с такой точки зрения, мы можем сказать, что документ представляет собой некую пирамиду, собранную из информационных объектов. На сегодняшний день, уже существует порядка 20-ти видов информационных объектов и все они должны быть завязаны внутри документа. После проведения экспертизы мы можем выдать рекомендации, как доработать этот документ, чтобы он стал полным. Также важно понимать, что документы внутри одной организации должны быть связаны между собой информационными объектами. Взаимная увязка документов разных уровней путем связывания информационных объектов из них, это и есть предмет Records Management.

Кроме вышесказанного, на компанию влияют документы, которые рождаются вне этой организации, такие как законодательные акты, отраслевые и международные стандарты и многие другие. Если в компании, построена связка между внутренними и внешними документам,  то это позволяет организации контролировать необходимость изменений во внутренних документах,  в собственной политике, и становится способной поддерживать свой корпус нормативной документации в актуальном состоянии.

Records Management важная, нужная и очень перспективная система управления нормативной документацией, для реализации такого рода подхода, наша компания  в своей практике использует специальное программное обеспечение компании IBM Rational Rose,  DOORS, Focal, Check Point и им подобных.